Reunião: investimento ou perda de tempo?

Dependendo da forma como for conduzida você sairá de sala de reuniões com a sensação incrível que perdeu seu tempo.
Por vezes uma conversa informal durante um cafezinho rende idéias muito melhores do que em uma sala, devidamente equipada e pauta em mãos.
Fica aqui, algumas dicas importantes para o bom aproveitamento de uma reunião:

 Tenha um tema bem definido. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.
 Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
 Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
 Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado.
 Não chame “todo mundo”. Peça aos participantes que multipliquem em suas equipes o ficou tratado.
 Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata para registro das decisões tomadas.
 Desligue celulares ou qualquer outro aparelho que possa desviar sua atenção. Não abra o e-mail.
 Discuta apenas o que for necessário. Defina o que deve ser feito, por exemplo, e como e onde será feito, o responsável poderá definir em um segundo momento.
 Defina responsáveis por cada assunto.
Reuniões devem ser rápidas, objetivas e diretivas. Tomar decisões e direcionar as ações e após um prazo determinado, cada responsável prestará contas de sua atribuição ao seu gestor.